Dokumentacja RODO
Dokumentacji RODO jest istotna ze względu na konieczność posiadania odpowiednich dokumentów, na wypadek kontroli zarządzonej przez organ nadzorczy (UODO) lub w przypadku wycieku danych, o których coraz częściej słyszymy.
Ważne jest jednak, by w parze z dokumentacją szły właściwie i świadome działania, takie jak przeprowadzenie analizy ryzyka, oceny skutków dla DPIA oraz wprowadzenie do organizacji rekomendacji otrzymanych na ich podstawie.
Wdrożenie dokumentacji RODO
Osoby zaznajomione z rozporządzeniem RODO doskonale wiedzą, że kwestia dbania o bezpieczeństwo danych osobowych nie polega wyłącznie na tworzeniu dziesiątek dokumentów oraz procedur. RODO to przede wszystkim wprowadzenie w życie dokumentacji, o której piszemy powyżej. Wdrożenie procedur w swojej organizacji, ich przestrzeganie oraz aktualizowanie i dostosowywanie do aktualnych procesów, jakie dzieją się w naszym podmiocie.
Pozyskanie dokumentacji RODO
Skąd jednak pozyskać odpowiednią wiedzę na temat procesów, jakie zachodzą w naszej organizacji? Jak właściwie je zmapować i nadać im odpowiednie wagi? Co zrobić dla podniesienia poziomu bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez nasz urząd, placówkę medyczną czy firmę? Pierwszym krokiem, na wagę którego bardzo często wskazuje Prezes UODO, jak również kary nakładane przez sam organ jest przeprowadzenie analizy ryzyka dla RODO.
Właściwa i kompleksowa analiza ryzyka pozwala nam na poznanie procesów zachodzących w naszej organizacji oraz przeprowadzenie oceny potencjalnych zagrożeń i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych w naszej organizacji. Analiza ryzyka RODO daje także możliwość sprawdzenia zgodności wspomnianych procesów zachodzących w organizacji z obowiązującymi przepisami ujętymi w rozporządzeniu RODO. Analiza ryzyka powinna być spójna dla wszystkich procesów, działów i całej struktury organizacji.
Ocena skutków (DPIA), podobnie jak analiza ryzyka RODO pozwala nam przeprowadzić ocenę sposobu przetwarzania danych osobowych przez organizację oraz sprawdzić jego wpływ na ochronę prywatności i prawa jednostek, których dane są przetwarzane. Ocena skutków (DPIA) jest wymagana przez RODO w szczególnych przypadkach wskazanych przez rozporządzenie. Chodzi o sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych może nieść, ze sobą duże (wysokie) ryzyko dla praw osób, których dane są przetwarzane.
Rezultatem przeprowadzenia analizy ryzyka oraz oceny skutków DPIA są raporty, na podstawie których administrator lub procesor mogą wprowadzić odpowiednie procedury do swoich organizacji. W ten sposób jesteśmy w stanie zadbać o właściwe procesowanie danych osobowych oraz ich bezpieczeństwo, a także spełnić obowiązki nakładane przez RODO.
GDPR Risk Tracker, a dokumentacja RODO
GDPR Risk Tracker to aplikacja online pozwalająca na weryfikację zgodności z RODO. Stworzona z myślą o wszystkich podmiotach przetwarzających dane osobowe, umożliwiająca przeprowadzenie kompleksowej analizy ryzyka oraz oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).
Korzystając z naszego narzędzia możesz w łatwy, szybki i wygodny sposób przeprowadzić kompleksową analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych DPIA. To jednak nie wszystko! Po każdej przeprowadzonej analizie użytkownik otrzymuje pełny raport wraz ze szczegółowymi rekomendacjami. To właśnie raport końcowy stanowi największą wartość dla użytkownika ponieważ zawiera pełną analizę procesu, ocenę jego bezpieczeństwa oraz wskazówki, jak zoptymalizować proces pod względem wymogów rozporządzenia RODO.
Najważniejszą częścią raportu są rekomendacje, które pokazują jak prawidłowo postępować z poszczególnymi wartościami ryzyk oraz szczegółowe rekomendacje dotyczące analizowanego procesu. Dane zawarte w rekomendacji umożliwiają obniżenie ryzyka i osiągnięcie wartości akceptowalnych dla danego procesu. Administrator, jak również procesor po wprowadzeniu zmian rekomendowanych w raporcie mogą przeprowadzić kolejną analizę i wygenerować aktualny raport. Nowy raport będzie reprezentatywny dla aktualnego procesu i pozwala na jego porównanie ze wcześniej wygenerowanym raportem końcowym. Zarówno rozporządzenie RODO, jak również krajowy organ nadzorczy (UODO) wskazują na konieczność przeprowadzania regularnej analizy ryzyka RODO. Powtarzalność tej czynności i aktualność wyników są konieczne dla prawidłowego opisania procesów i wygenerowania dokumentacji, która w pełni odwzorowuje stan faktyczny danego procesu.
Czy dokumentacja RODO jest potrzebna?
Podsumowując nasz wpis na temat dokumentacji RODO jest ona istotna ze względu na konieczność posiadania odpowiednich dokumentów, na wypadek kontroli zarządzonej przez organ nadzorczy (UODO) lub w przypadku wycieku danych, o których coraz częściej słyszymy. Ważne jest jednak, by w parze z dokumentacją szły właściwie i świadome działania, takie jak przeprowadzenie analizy ryzyka, oceny skutków dla DPIA oraz wprowadzenie do organizacji rekomendacji otrzymanych na ich podstawie. Ponieważ samo tworzenie i trzymanie dokumentacji, bez jej odzwierciedlenia w działaniu organizacji jest działaniem, które w żadnym stopniu nie zabezpieczy nas w przypadku kontroli, a co najgorsze nie wpłynie pozytywnie na poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych!
Wdrożenie dokumentacji RODO
Jako zespół stojący za aplikacją GDPR Risk Tracker doskonale wiemy, że każda branża czy organizacja wymagają indywidualnego podejścia dlatego z myślą o przedstawicielach kilku reprezentatywnych sektorów przygotowaliśmy specjalne strony pokazujące, jak w praktyce wykorzystać nasze narzędzie do weryfikacji zgodności z RODO:
Z powyższych stron dowiesz się, jak zastosować aplikację GDPR Risk Tracker w przypadku różnych typów działalności. Jeśli na liście zabrakło branży, którą reprezentujesz skontaktuj się z nami bezpośrednio! Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy w wyborze rozwiązania dostosowanego do potrzeb Twojej organizacji.